Resultados descentralizados: Cómo trabajamos en iSocialWeb

Desde el primer día en el que iSocialWeb empezó, tanto Álvaro como yo nos dimos cuenta que sin tener ningún inversor externo, la capacidad de atraer talento cualificado residía en poder tener proyectos interesantes, ayudar a hacer crecer a nuestro equipo y facilitarles vivir donde lo estuvieran haciendo entonces. Esta lógica que nosotros predicamos desde hace más de 6 años tiene una base muy diferente a la situación que se está viviendo con el covid-19, nosotros no trabajamos en remoto por fuerza u obligación, creemos en este modelo.

Beneficios del teletrabajo

  • Cómo ya hemos dicho, podemos captar talento en todo el mundo
  • Fomentamos la asincronicidad. No todo debe hacerse al momento, la operativa de trabajar en periodos de respuesta de 12h -24h es mucho más eficiente que parar las tareas de otras personas para dar prioridad a la tuya.
  • Reducimos el tiempo de transporte y mejoramos la conciliación familiar
  • Escalar es mucho más rápido y fácil si tienes los procesos adecuados

Contra del trabajo en remoto 

  • Hay reuniones (las mínimas) que sí deberían hacerse en personas.
  • Dificultad de transmitir la cultura de empresa, pues no solo es cómo trabajamos sino también de qué forma nos relacionamos en el día a día.
  • Sigue habiendo un arraigo (arcaico) que tener una gran oficina implica dar un mejor servicio.

 

Cómo nos organizamos en iSocialWeb

El teletrabajo y la coordinación de la agencia lleva implícito que las herramientas a usar deben ser las mínimas, lo más robustas y ágiles posibles.

COMUNICACIÓN:

Nosotros trabajamos con Skype pues integra desde el primer día chat, llamadas individuales y llamadas grupales de una forma coherente. Sin embargo, el avance de las tecnologías está desplazando este medio a opciones que permiten mayores integraciones cómo Slack para mensajería y Zoom/Hangouts/Whereby para llamadas. En nuestro caso, seguimos prefirendo 1 opción que lo integre todo, que 2 mejores por separado.

GESTIÓN DOCUMENTAL:

Nosotros trabajamos con la Suite de Google porque permite el trabajo en línea y colaborativo. Anteriormente usábamos Dropbox, pero los conflictos que generaba cuando 2 personas trabajaban y usaban el mismo documento nos hacía ir despacios. En la misma línea, a pesar de existir opciones interesantes como Box o OneDrive, nuestra capacidad de operar con Google Spreadsheets a la hora de usar macros en JavaScript, integración de datos con bases de datos y hacerlo todo en línea con un mínimo coste de desarrollo nos parece la opción más eficiente.

Aprovechamos para recomendar el plugin de Supermetrics, que es vital para automatizar extracción de datos de nuestras cuentas de Google Analtyics, Search Console, Google Ads, FBAds, etc. Si bien Data Studio es muy útil para la visualización de datos, a veces la manipulación de estos y el traspaso a otros entornos tratables (i.e. cruzar datos de margen bruto de negocio por cliente según sus resultados), puede resultar algo pesado por lo que extraer los datos de forma automática y llevarla a Google Spreadsheets puede ser una forma muy cómoda de trabajar.

LEGAL:

Una empresa que teletrabaja no deja de ser una empresa con una operativa de trabajo diferente, por lo que eso lleva implícito la transferencia de información sensible de forma segura. Nosotros usamos 1Password para poder mantener la información segura y accesible para todo el equipo (POR FAVOR: Nada de contraseñas en excels, ni envío de información sensible por Whatsapp, etc.). Además, 1Password permite el acceso rápido desde el navegador:

1pass desktop1pass broswer

Adicionalmente, los contratos nosotros los gestionamos con empresas de firmas electrónicas cómo Signaturit. Es importante entender, que la sociedad cada vez está más adaptada a este tipo de contratos por lo que es una opción eficiente para gestionar altas de empleados, contratos de nuevos clientes, etc. Además, las firmas que se generan mediante este protocolo sí tienen validez legal.

GESTION DE TAREAS:

Esta es una de las decisiones más importantes para el trabajo en remoto, pues será «tú oficina». En este lugar es donde la gente se tiene que encontrar, tiene que saber qué tareas tiene que hacer y para cuando; en qué formato tiene que entregarlas, etc. El mercado está realmente inundado de opciones y propuestas y tienes que poder decidir entre sencillez (i.e. trello.com), organización por proyectos (i.e. Asana) o sistema con enfoque de desarrollo tecnológico (i.e. Atlassian). En nuestro caso usamos Asana, pues no solamente nos permite vincular lógicas de trabajo de agencia (i.e. entregas para fechas determinadas), sino también incluir tableros que nos permitan el formato de Trello.

Asana tablero Asana tareas

Nuestra opinión es que el formato que elijas tienes que exprimirlo, hasta la última funcionalidad pues como decía es el que te permitirá (o no) escalar tu empresa, de 1 a 20 a 200 trabajadores.

FORMACIÓN CONTINUA:

A pesar de ser toda la comunicación online y no vernos las caras, cada viernes la dedicamos a formación para todo el equipo y la forma en la que lo gestionamos es que cada semana una persona del equipo (nadie está exento) se prepara un tema de interés relacionado con el SEO y el CRO y lo muestra, al terminar debatimos (y reímos) sobre anécdotas, ideas y actualidades del sector. Algunos de los temas sobre los que hemos tratado son:

  • Análisis de rastreo: cruzando datos de logs con screaming frog
  • Técnicas y consideraciones de conversión
  • SEO para Medios
  • Content gap para verificar search intent
  • Extracción y análisis de datos en proyectos grandes

Ejemplo tardeoSEO

Cómo entregamos valor

El valor a un cliente no es únicamente dar resultados, sino ser capaces de ajustarnos a sus expectativas (no podemos esperar el mismo crecimiento de una startup que de una empresa cotizada), comunicarlo de una forma óptima a al vez que conseguimos esos resultados. Por todo ello, nuestra obsesión es trabajar la tríada: Resultados, Proactividad y Comunicación.

triada clientes

A cada nueva miembro del equipo se le ayuda y forma para que se impregne de esta filosofía, la filosofía de hacer los proyectos nuestros y lucharlos hasta la última instancia. Uno de los problemas que también detectamos es que las agencias sobrecargan a los consultores de proyectos, en nuestro caso buscamos una relación de largo plazo, lo que seguramente llevará implícito subidas y bajadas. Y solo cuando elegimos cada cliente como si fuera un partner para toda la vida, evitamos coger proyectos del mismo sector, etc. es cuando podemos involucrarnos al máximo en los resultados de ese proyecto (puedes ver algunos de nuestros casos de éxito y clientes aquí).

Un ejemplo relevante para nosotoros en la situación actual del covid-19, es que muchos proyectos están entrando en una fase de «letargo» hasta que toda esta situación se normalice, nostoros desde hace más de 2 semanas estamos haciendo brainstorming de forma interna para hacer propuestas alternativas a nuestros clientes, formas de seguir captando tráfico, ganar ventaja competitiva post-covid-19 y ver cómo estar por delante tras la normalización de la situación. Si cada consultor fuera sobrecargado, nada de esto sería posible.

 

Cómo escalamos en iSocialWeb

Escalar es igual de difícil en empresas físicas que en remotas, con matices. Al igual que ambas tienen que expandir sus estructuras, en iSocialWeb tenemos que hacerlo pero sin perder el contacto entre los departamentos, equipos y personas. Lo que en un conjunto de 20 personas en una oficina de 150 m2 es factible, 20 personas distribuidas implica mucho más: «¿Están agusto trabajando? ¿Entienden la filosofía de trabajo? ¿Hay algo que les preocupe que no se nos esté comunicando?» , etc. En la misma línea, cuando empiezas a trabajar en una empresa 100% remota, te encuentras que no hay personas, solo gente en línea y entonces surgen la dudas de: «¿debo llamar a esta persona u a esta otra? ¿Debería saber hacer esto?» Este tipo de situaciones, estando todos en un mismo espacio se resolverían fácilmente pues sería tan fácil como acercarte y preguntar, en remoto parece más «violento», pues es interrumpir con una llamada. Para minimizar estas situaciones, nosotros nos focalizamos en:

1. Tú núcleo, tú mundo

Desde el primer momento en el que pasas a formar parte de iSocialWeb, se te asigna un núcleo de trabajo. Este núcleo está entrenado y rodado para cumplir con éxito la tríada del cliente (resultados, proactividad y comunicación) por lo que su misión es seguir dando un trabajo excelente a la vez que ayudarte siempre que lo necesites tanto laboral como emocionalmente en que en el menor periodo de tiempo puedas ser totalmente autónomo. Nuestro objetivo para con el equipo es garantizarles esa confianza de que cuentan con nosotros para crecer profesional y humanamente.

2. Mantente sano y organizado

Al pertenecer a un núcleo ya tienes esa vinculación con toda la historia y filosfía de la empresa, tienes tus respectivas formaciones, personas disponibles para ayudarte en las tareas y definición de estrategias, canales para escalar dudas técnicas y quejas etc. Lo que pasa es que además, hay que sumarle que la calidad del trabajo en remoto también depende de cómo trabajes y las rutinas que te marques y por eso es importante que en la medida que puedas tengas:

  1. Una zona de trabajo iluminada y con acceso visual al exterior (idealmente una ventana o terraza)
  2. Usa una silla cómoda, pero no tan cómoda como para adormilarte
  3. Haz descansos periódicos (personalmente me gusta mucho 15 segundos cada 15 minutos (para relajar mi vista) y 3 minutos cada hora (aprovecho para andar y mover un poco el cuerpo)
  4. Intenta empezar y comer siempre a la misma hora.
  5. Cuando trabajes, trabaja. Tener libertad de hacer cosas (i.e. ir a la nevera a por comida constantemente) no debe distraerte. Te aconsejo que pongas un cartel en la puerta de «No molestar. Estoy cambiando el mundo«.

Y para hilar fino, también te recomendaríamos un standup desk (escritorio que te permite trabajar de pie) e incluso con una máquina de andar en la zona inferior:

3. Si se puede estandarizar, se hace.

Somos unos absolutos creyentes de los protocolos y los checklists. Operar siempre de una misma manera, reduce las fricciones, las distracciones y la curva de aprendizaje. Por ejemplo el uso de la nomenclatura, si el cliente iSocialWeb empezara con nosotros, todas nuestras referencias serían siempre con el dominio isocialweb.agency (en el alta de un proyecto, en los asuntos de los emails: (i.e. Entrega de mapeado de redirecciones de isocialweb.agency), etc.).

En la misma línea generamos checklists para todos los procesos que impliquen acciones manuales repetitivas (i.e. altas de nuevo personal). Este proceso genera un hábito que en el medio plazo es mucho más eficiente que simplemente no tener nada. Pensemos en un sistema BDD (Behavior Driven Development o Desarrollo dirigido por comportamiento),  la idea es definir el comportamiento y la serie de acciones que hay que realizar para cumplir con éxito esa tarea. Por ejemplo, si estamos hablando de dar de alta una nueva persona eso puede implicar: «1. En /alta/persona/ introducir nombre y apellidos, además de la fecha de inicio | Marcos» ; «2. En proyecto-1 y proyecto-2 de Asana asociar a  *Persona nueva* | Montse».

En la misma lógica, todas las reuniones están programadas y estructuradas con una agenda previa. Cada reunión empieza siempre con los KPI’s a destacar, para el caso de las reuniones semanales de los gestores de núcleo tendríamos:

  • Highlights Qué debemos tener en cuenta que esté yendo bien para poder extrapolarlo, etc.
  • Low-lights: Qué debemos tener en cuenta que esté yendo mal para actuar
  • ¿Todos mis proyectos crecen en Ventas/Nº pedidos/tráfico orgánico? (respecto al mismo periodo anterior y mes pasado)
  • Estado de OKR’s (actualización mensual) y expectativas clientes
  • Posibles bloqueos
  • Que he hecho esta semana / qué haré la próxima
  • Otros temas que puedan surgir

4. Niveles de información

A la hora de controlar los proyectos, cada gestor debe tener una capacidad de reacción rápida frente a los proyectos que lidera, por ello se deben desarrollar y adaptar las KPI’s de cada cliente y que dichas KPI’s sean útiles a la persona:

  1. Comparativa de ventas/transacciones/leads de ayer respecto al día anterior
  2. Comparativa de tráfico orgánico de ayer respecto al día anterior

Data Studio clientes

Tanto en las reuniones de dirección, como la de los mandos medios se trabaja con otro tipo de documento, mucho más esquemático y ejecutivo que tiene como finalidad ver a golpe de ojo qué clientes no están avanzando y cuán grave puede ser la situación. En la misma línea, también se observan cuáles sí están avanzando muy bien y cuál de esas lógicas puede ser replicada a toda la organización:

Panel de control Exec

5. OKR’s

Trabajar alineados es vital y todo el equipo debe participar de ello, por eso damos libertad a la hora de definir los objetivos trimestrales de cada persona, pero estos deben estar siempre alineados con las expectativas del cliente y con los de iSocialWeb. Pongamos un ejemplo, si en iSocialWeb nos marcamos el objetivo que todos los clientes crezcan un 10% respecto al mismo periodo del año anterior y el cliente siente que un 5% es un buen objetivo, nosotros lo elevamos al 10%.

De esa forma, siempre hay una paridad entre las partes y todas las mejoras que se implementan dentro de la empresa se ramifican hasta el último cliente en entrar.

 

Conclusiones

Teletrabajar y tener una organización completamente remota no es en fundamentalmente diferente a una empresa física, pues todas deben mirar por alinear sus estrategias y ejecutar los planes de trabajo de una forma eficiente y efectiva; mantener a su equipo centrado, SANO y motivado; etc. la gran diferencia reside en el cambio de mentalidad pues ahora la tecnología y la estandarización deben ser más que nunca los potenciadores de valor y los simuladores de oficina física.

iSocialWeb

Agencia especializada en ingeniería del marketing digital. Adquisición de tráfico, análisis y optimización de resultados.